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第一章 利用最短的时间（第5页）

有人在5年中，对数百名经理进行了跟踪，研究他们如何处理日常工作，结果发现，足足有90％的人没有有效地利用时间，他们把气力耗费在了一些无谓的事情上。尽管这些经理人有着明确的目标和界定清晰的职责范围，他们的知识也足以胜任工作，但他们还是陷入了低效的泥淖不能自拔。之所以会产生这种现象，完全是因为经理们的错误认识造成的——他们以为自己缺乏足够的判断能力和掌控能力，因此日复一日地埋头于自认为别人要他们做的一切，结果忽视了真正该做的——为公司赢利，并以此成就自己的一番事业。殊不知，有能力自主决断和行事恰恰是任何一个成功经理人最关键的素质。

比尔·盖茨告诫他的部下，说经理人可以通过三种策略改变这种情形：

策略一，学会管理各方需求。高效的经理总是能克服那种别人离不开自己的心理，他们善于掌握主动，把握哪些是首要任务，哪些是主要利益相关者对自己的期望，从而努力去实现自己的战略目标。决不能被来自各方的需求压得透不过气来，不是对所有人都有求必应，而是将时间给真正需要他的人。

策略二，学会开发资源。对于上司的指令，高效的经理人并不是一字不差地严格执行。他们会想出一些富有创意的着数来对付那些现存或假想的条条框框。他们着眼于制定和实施长期战略，愿意做出取舍，偶尔还会打破规则，以求突破种种限制，最终实现自己的目标。汉莎航空公司的公司管理与人力资源发展总监萨特伯格为了实现建立企业大学的梦想，巧妙而稳健地向目标进攻。他经受了很多次挫折，接受了漫长的等待，甚至还忍痛将提案的很多部分砍掉，才逐步突破资源限制，最终得到了他所需要的支持。

策略三，学会寻求变通。高效的经理人善于开发和利用自己在某一方面的雄厚实力，并使其与公司的总体战略相契合。这种技能使他们能在特定情况下找到各种创造性的解决办法，而不是“一条道走到黑”。康菲石油公司的安德松为了使公司打入芬兰市场，凭着自己对芬兰市场的深入了解，选择最佳方式提出自己的建议以及备选方案，并且审时度势，适当地施加影响，最终实现了自己的计划和公司的目标。

自主决断，勇于行动并不是少数人特有的天赋。

——比尔·盖茨

安排时间有技巧

如果你是一个热爱生命热爱生活的人，就在时间面前做一个精打细算的人，那么，你的时间就会越挤越多。

比尔·盖茨说：时间就像海绵里的水，只要你用心去挤，它总是有的。

在美国有一个非常具有想象力的钟表匠，他为了让大家每天可以多得一个小时，制造了一种特别的计时器，每分钟只有57。6秒。这样他从每分钟里挤出了2。4秒，一天下来多了近60分钟。

如果你是一个善于使用时间的人，就是不用他的这种计时器，你每天照样可以挤出一个小时，并且受益无穷。

如果你按照比尔·盖茨的说法去做，想信你会认同的：

配合自己的精神状态去工作

据有关专家研究显示，人的正常体温在一天之中的变化可相差达1。65摄氏度之多。体温变化的模式会影响你的工作效率、精神集中程度及心理状态。

按照一般人的习惯，人们的身体状况通常是在早上的8、9点钟和傍晚的中段神志最清楚。下午的时候人会感到越来越想睡，下午两三点钟是工作效率的“低谷”。体温在下午6点钟到8点钟达到高峰之后，很多人会精神减退。

所以，用你的工作效率最高的时间处理困难的事情，或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。

把每天的工作排成一张清单，并按照重要程度排序

如果你是一个公司的职员，把每天的工作都列成一张工作清单，并按照重要程度用数字给它们排次序。要是事情较多，就把最迫切的列为“甲类”，次要的列为“乙”类，再其次是“丙”类，或者用不同颜色的笔来分类。

按轻重缓急分类“处理”

拣出重要的文件，加以分类：“处理”（须处理或须交托别人去做的），“阅渎”（一有空就要看文件）以及“存档”（将来可供参考的文件）。把“处理”的一堆放在显眼的地方，其余两堆则放在一旁。只把主要的文件放在办公桌上，你就可以避免分心而浪费时间。

让办公室的门半掩着或闭门谢客

许多人喜欢说他们办公室的门是永远打开的。然而，如果每个不速之客都接待，你也许办不成什么事。应该找些委婉的方式保护自己，避免突如其来的干扰浪费你的时间。公共关系专家列维把他的开门政策稍加变化——让门半掩着。这意义很清楚：他其实不想让你进去。但真有要应付不速之客的另一个办法：告诉对方你事务繁杂，向他道歉，然后请他在你不忙或工作效率较低的时间再来。

挂断来电不受干扰

电话最能帮助我们节省时间，也最能浪费我们的时间。《时间管理新法》一书的作者麦肯齐说，想把长篇大论的来电挂断可以先定个时限，然后用“大致上就是这样了……“之类的话题暗示交谈应该结束了。打电话之前要弄清楚打电话的用意。如果你要谈好几件事，就先记下来，然后一一照着谈。忙碌的人会希望你直截了当。如果不想让自己打出的电话不受欢迎，就要记下你通常要打电话的对象什么时候最不忙；更好的办法是先约定时间再打重要的电话。

不要光等

如果知道等候是不可避免的，可以随身带些阅读的材料。公事包或者文件夹里放些文件、报告、刊物或剪报。

稍作休息

尽量利用时间并不等于必须每一刻都埋头苦干。做日常工作之际稍作休息，可以帮助你稍后做得更快更好。中午打个盹可以恢复体力，运动一下也可以让头脑清醒，身体放松，。就算只是交替做深浅呼吸10分钟，也有松弛身心的作用，令你精神焕发。

把时间拉长一点，你会得到更多的东西。

——比尔·盖茨

遇事马上做绝不拖延

哲学家塞涅卡说：“时间的最大损失是拖延、期待和依赖将来。”时间是水，你就是水上的船，你怎样对待时间，时间就会怎样来沉浮你。

伴随着你的出生，时间就像一位忠实的朋友，时时刻刻守在你的身边，它不向你索取什么，只是默默地向你支付大把大把的日子。但时间是有个性的，你如何对待它，它就如何对待你。

怎样让每一分钟时间都有用呢？下面的事例会给你很好的启示。

比尔·盖茨是一个爱车族，他每天驾车经高速公路去上班。而这条高速公路用朋友的话说一点也不“高速”，因为那里经常交通阻塞，简直寸步难移。于是比尔·盖茨总在车座旁边摆上一本书，一遇上塞车，别人都在抱怨发火，他却拿起自己的书，心平气和一页一页地读。一年他利用在高速公路堵车的时间里一共读了整整三大本书，了解了许多以前没有时间去了解的知识。

查里斯的一段经历给人们提供了很好的启示：有一次，查理斯在密执安候机飞往芝加哥，再转机回罗省。一个钟头过了又一个钟头，大家都等得有些不耐烦了。最后，扩音机传来坏消息：“由于天气恶劣，班机不得不取消了”。

查里斯身旁的一位西装毕挺的男士，看起来大概是位高级行政人员，冲到柜台前，向航空公司职员大发雷霆：“那怎么行呢?我一定要到芝加哥去，再从纽约换机到欧洲苏黎世。机票全订好了，苏黎世那边的会议也安排好了……。”

查里斯刚巧也到柜台去查问转机的可能性，就顺口说：“看起来我们都碰到意外了，我也是要转机回罗省去开会。现在要看看到底我们能否在败中求胜了”。“他望着查里斯，思索了几秒钟，立刻平静下来。他对航空公司的职员说：“对不起，这是我的机票，麻烦你们看看有什么方法替我赶赶。我现在打电话到苏黎世去，请他们准备改期。”

过了一会，他们又坐在候机室里了，他对查里斯说：“谢谢你。现在我大可以再温习一下我的计划，到开会时就更有把握了。”